DEFINITIONS OF MIS

DEFINITIONS OF MIS

The term ‘Management Information System’ (MIS) refers to the data, equipment and computer programs that are used to upsurge information for managerial use. Similar to most complex systems, a management information system can be portrayed in a number of diverse ways:

• “Management Information System is a system that ads management in making, carrying out and controlling decisions”. Here management information system is a system that aids management in performing its job. ­ J. Kanter. 

•A Management Information System is “an integrated man/machine system for providing information to hold up the operations, management and decision making functions in an organization.” Here the system utilizes hardware and software, manual procedures, management decision model and data base. ­  G.B. Davis. 

• Marketing information system consists of people, equipment, and procedures to gather, sort, analyse, evaluate, and distribute needed, timely, and accurate information to marketing decision makers." ­ Kotler  and Lane.

 • Management information system (MIS) is “an integrated user­machine system for providing information to support operations, management and decision making functions in an organization. The system utilizes computers, manual procedures, models for analysis, planning, control and decision making, and a database” ­David Olson. 

• An MIS is the organization of the university’s basic data in its operating systems (Students, Personnel, Accounting, etc.) and from relevant external sources so that it provides management with the essential information to manage. An MIS need not be wholly computer­based; it is however inevitable that the information deriving from the high volume of data in basic operational processes is computerized; what is still not so certain is whether the once­off “high level” information also needed in an MIS, is best obtained using a computer-­Fielden.

OBJECTIVES OF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM

OBJECTIVES OF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM

Information has been and always will be the foundation stone and Management Information Systems encompass an overture to the foundations, technology and applications of Management Information Systems (MIS).

• Identify systems of information flow 

• How organizations use information systems. 

• Be familiar with the basic theories, concepts, methods, and terminology used in information systems. 

• Conceptualize information systems as Systems of Information; i.e., be able to apply basic concepts of Systems Theory and Information to real­world management information systems.  

• Conceptualize information systems as complexes of hardware and software technologies and represent these complexes in system theoretical terms. 

• Basics of management information system (MIS) familiarize with the stages of development of a simple MIS and its applications. 

• Understand the relationships, both historical and current, between the use of information systems and business productivity. 

• List the types of enterprise systems and the function they perform. 

• Show the key components of an organization’s network. 

• Ensure how there could be a flow of information within and outside the organization. 

• Act as interface among sections and management tiers.

• Provide an overview of information successes and failures and some of their causes.

MIS : A THREE LETTER ACRONYM 

⇒ M     Which stands for Management?  

⇒ I       Which stands for Information 

⇒ S      Which stands for System 

 FUNCTIONS OF MANAGEMENT

If you are going to visualize an army with no general, a player with no coach, or a country without a government. How could the military beat the foe? How could the team win games? How could the nation keep away from total rebellion? So to make these above things streamline we need management which is an important ingredient. Management has been defined as a process of getting things done through others. This process is identified in a set of functions performed by managers to accomplish the goals. A manager is thus someone who defines, plans, guides, helps out, and assesses the work of others,  frequently people for whom the manager is accountable in an organization. The following mentioned management functions will involve creative problem solving. 

• Planning : According to Terry and Franklin, “planning is selecting information and making assumptions concerning the future to put together the activities necessary to achieve organizational objectives.” Planning includes both the broadest view of the organization, e.g., its mission, and the narrowest, e.g., a tactic for accomplishing a specific goal. 

• Organizing : Organizing is the classification and categorization of requisite objectives, the grouping of activities needed to accomplish objectives, the assignment of each grouping to a manager with the authority necessary to supervise it, and the provisions for co­ordination horizontally and vertically in the organization structure. The focus is on separation, coordination, and control of tasks and the flow of information inside the organization. It is in this function that managers allocate authority to job holders. 

• Directing : Direction is telling people what to accomplish and seeing that they do it to the finest of their capability. It includes making assignments, corresponding procedures, seeing that mistakes are corrected, providing on­the­job instruction and, of course, issuing orders.” The purpose of directing is to control the behavior of all personnel to accomplish the organization's mission and objectives while simultaneously helping them accomplish their own career objectives. 

• Staffing : Staffing requires recognition of  human resource needs, filling the organizational structure and keeping it filled with competent people. Recruiting, hiring, training, evaluating and compensating are the specific activities included in the function. 

• Controlling : “Control is the course of action that measures present performance and guides it towards some pre­determined goal. The quintessence of control lies in checking existing a